Manajemen Proyek Bidang IT dan Pendidikan

Latar Belakang
Manajemen proyek adalah sebuah perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya, untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya,

Maksud dan Tujuan
Untuk menambah pengetahuan tentang Manajemen proyek di Bidang IT dan untuk memberikan informasi bagi para pembaca yang semoga dapat bermanfaat.

Tahap Pembahasan
 
George R. Terry telah merumuskan fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Controling).

Planning atau perencanaan adalah proses mempersiapkan kegiatan guna untuk mencapai tujuan tertentu. Diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi baik kontraktor, konsultan harus memiliki planing untuk mencapai tugas dan tanggungjawab masing-masing.
Yang harus diketahui dalam proses planning diantaranya :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan sumber daya tersedia
• Cara untuk mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumberdaya terkait.
• Penerjemah rencana kedalam program kegiatan,
• Penetapan jangka waktu.

Organizing atau organisasi adalah pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan sekelompok orang dipimpin oleh pemimpin dalam satu wadah organisasi.
Fungsi Organisasi :

• Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
• Membantu pimpinan
• Mempersatukan pemikirandari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada dalam koordinasinya.

Mekanisme-mekanisme koordinasi dalam fungsi organizing, diantaranya:

• Koordinasi vertikal, menggambarkan fungsi komando.
• Koordinasi horizontal, menggambarkan interaksi satu level.
• Koordinasi diagonal, menggambarkan interaksi berbeda level tapi diluar fungsi komando. 

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

• Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara General Superintendant dengan Materi Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.
• Field Sepervision Team, koordinasi antara Site Enginer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

• Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.
•  Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :
Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.

Actuating atau penggerakan, sebagai fungsi manajemen untuk menggerakan orang yang bergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakan, mengarahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya secara bersama-sama memberikan kontribusi guna menyukseskan manajemen proyek untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Dibawah ini merupakan beberapa metode mensukseskan "actuating" yang telah ditemukan oleh George R Terry, diantarnya :

• Hargailah seseorang apapun itu tugasnya sehingga ia merasakan keberadaannya di organisasi menjadi penting.
• Instruksi yang dikeluarkan oleh pemimpin harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya,hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
•  Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
•  Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaandalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
• Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahamidengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
• Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagaipembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
• Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
• Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
• Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

Controlling atau pengendalian, diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor.

Ruang Lingkup controlling mencangkup pengawasan atas seluruh aspek rencana, diantaranya :

• Produk pekerjaan (kualitatif maupun kuantitatif)
• Sumber daya yang digunakan.
• Cara kerja.
• Kebijakan teknis yang diambil selama proses pencapaiaan sasaran.

Controlling bersifat objektif dan haru dapat menemukan fakta tentang pelaksanaan pekerjaan dilapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainyan adalah membandingkan antara rencana dan pelaksanaan untuk memahami kemungkinan terjadi adanya penyimpangan.

Sekian dan terimakasih semoga mermanfaat 

Referensi :

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek 

e-book